Blog

6 czerwca 2018

Jak upewnić się, że księgowy nie będzie kradł

Czy Twój księgowy kradnie? Masz wątpliwości? Jeśli nadal czytasz, może jesteś po prostu ciekawy. A może…
Zbyt często słyszę historię firmy, która została okradziona z pieniędzy przez ich księgowego. Moje pierwsze przemyślenia są zwykle: Jak to możliwe? A dlaczego? Oto moja rada, jak upewnić się, że twój księgowy nie kradnie.

Znajdź właściwą osobę


Poświęć trochę czasu na rozmowę z potencjalnymi kandydatami na stanowisko księgowe. Sprawdź ich referencje, aby zobaczyć, jaki jest typ osoby, nie tylko zawodowo, ale również osobiście. Proponuję również sprawdzenie ich przeszłości. Będą oni mieli do czynienia z wrażliwymi informacjami finansowymi, więc chcesz uczciwego profesjonalisty. Ogranicz dostęp księgowego i upewnij się, że masz kontrolę i równowagę. Księgowy nie powinien mieć możliwości podpisywania czeków, dokonywania wypłat bankowych, płacenia rachunków itp. Są to zadania zarządcze, których jako właściciel firmy nie powinieneś delegować. Zadania finansowe należy rozłożyć na co najmniej dwie strony, w tym na siebie. Nie pozwól księgowemu wprowadzać rachunków, a następnie rozliczać je i puszczać przelewy. Są to złe procedury księgowe, które narażają Twoją firmę na kradzieże. Zaoferuj jakąś zachętę: Jeśli Twój księgowy jest pozytywnie nastawiony, będzie mniej prawdopodobne, że będzie kraść. Jeśli jesteś zadowolony ze swojego księgowego, zaoferuj mu jakąś formę udziału w zyskach lub premii. Nawet jeśli jest niski, coś jest lepsze niż nic. W ten sposób będzie z Państwem współpracować, aby Państwa firma była jak najbardziej rentowna.

Skontroluj księgowego: Nazywam to starym trikiem, odwracam stół księgowego i kontroluję go.

Może to być bardzo subtelne i może być tak łatwe, jak ciągłe zaangażowanie. Prośba o obejrzenie kopii faktur i paragonów pokazuje, że jesteś zaangażowany i „oglądasz” książki. Losowo poproś księgowego, aby przyniósł Ci wszystkie drobne paragony gotówkowe i upewnij się, że jest w stanie je wszystkie wyjaśnić. Pozostając zaangażowanym w codzienną księgowość, mniej prawdopodobne jest, że Twój księgowy nawet pomyśli o próbie kradzieży.
Wydaje mi się, że księgowy okradałby pracodawcę tylko wtedy, gdyby czuł się pominięty lub niesprawiedliwie wynagradzany. Angażując księgowego w biznes, możesz ograniczyć jego pragnienie kradzieży. Ponadto, jedynym sposobem, aby upewnić się, że księgowy nie kradnie, jest posiadanie odpowiednich procedur księgowych z odpowiednimi kontrolami i bilansami. Będąc zaangażowanym w codzienną księgowość, pokażesz, że może być trudno coś ukryć.

Czy ktoś cię okradł? Chcesz porozmawiać o lepszych procedurach księgowych?

Księgowość
O autorze tom.janowski